Dans les entreprises modernes de toutes tailles, les personnes en charge du personnel doivent jongler avec un certain nombre de tâches. Les ressources humaines, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion de la relation client (CRM) et la planification des ressources de fabrication ne sont que quelques-unes des opérations qui entrent dans cette catégorie. Gérer tous ces domaines de votre organisation manuellement ou individuellement peut être stressant.
Il est facile de comprendre pourquoi les technologies de planification des ressources d’entreprise (ERP) sont de plus en plus populaires. Les systèmes ERP sont conçus pour relier toutes les tâches de l’entreprise, ce qui permet de mieux gérer les workflows et les processus décisionnels. Les entreprises disposent ainsi de plus de temps pour se concentrer sur ce qu’elles font le mieux.
Dans cet article, nous allons définir les systèmes ERP et leur fonctionnement. Nous allons également les raisons pour lesquelles les responsables qui souhaitent davantage d’automatisation et de capacités dans des domaines tels que le back-office, la personnalisation des produits, la comptabilité, la gestion de la relation client et les achats voudraient explorer les logiciels ERP.
Qu’est-ce qu’un système ERP ?
Le système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) est un type de logiciel de gestion d’entreprise dont l’abréviation est ERP.
Il s’agit d’un système d’applications logicielles intégrées qui standardise, simplifie et combine les opérations de l’entreprise dans les domaines des finances, des ressources humaines, des achats, de la distribution et d’autres départements.
Selon Oracle, pour être considérée comme complète, une suite ERP doit contenir des logiciels qui aident les entreprises à planifier, à gérer les performances de l’entreprise, à budgétiser, à prévoir et à créer des rapports financiers détaillés.
Des applications tierces peuvent être ajoutées aux systèmes ERP pour accéder à des fonctionnalités telles que la gestion du cycle de vie des produits, l’approvisionnement en ligne, la gestion des données sur les produits, l’exploration des données et d’autres fonctionnalités similaires. Les interfaces fournies par les fournisseurs sont généralement utilisées pour étendre le système ERP.
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un système ERP ?
Examinons quelques-unes des raisons pour lesquelles un système ERP peut être bénéfique aux organisations de toutes tailles.
Partage de l’information : Le système ERP peut communiquer automatiquement des informations critiques entre les nombreuses divisions de votre entreprise, favorisant ainsi la coopération grâce à un partage intégré de l’information.
Amélioration des performances de l’entreprise : Le système intégré garantira que les départements passent plus de temps à exercer leur activité principale plutôt que d’essayer d’obtenir des données qui les aideront à le faire. Par exemple, un système ERP peut aider votre entreprise à améliorer ses performances en matière de prévision des ventes en assurant le suivi des commandes, des recettes et de la génération des bons de commande.
Facilité d’utilisation et de gestion : Les systèmes ERP deviennent de plus en plus faciles à utiliser et à gérer à mesure que la technologie progresse. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui ne disposent pas des connaissances ou des ressources nécessaires pour connecter leurs systèmes. L’ERP peut aider les grandes entreprises à économiser de l’argent en réduisant les ressources nécessaires pour gérer des systèmes disparates.
Rapports normalisés : Si votre entreprise veut interagir avec ses clients, tout le monde dans l’entreprise doit lire dans le même livre. L’ERP garantit la cohérence de la diffusion des informations de votre entreprise.
Les fonctionnalités fondamentales du système ERP
Une architecture modulaire, une base de données flexible, ouverte et centralisée, et la création automatique d’informations sont les quatre principales caractéristiques d’un progiciel de gestion intégré. Ce système logiciel fonctionne en temps réel et est soutenu par une base de données commune. Par conséquent, tous les modules ont le même design et la même convivialité.
L’objectif principal d’une solution logicielle ERP est de relier tous vos départements entre eux afin d’atteindre rapidement les objectifs opérationnels. Tous les processus d’entreprise sont connectés à travers toutes les unités commerciales afin de créer une stratégie globale de rationalisation des opérations et des informations dans l’ensemble de l’entreprise.
Une apparence et une convivialité uniformes
L’aspect et la convivialité normalisés d’un système ERP aident les entreprises à réduire les coûts de formation. Selon M. Perkins, les premiers fournisseurs ont reconnu que le fait d’avoir une apparence et une convivialité uniformes donne à l’entreprise une apparence plus professionnelle. Les employés des différents départements d’une entreprise peuvent s’appuyer sur les mêmes données alors qu’ils s’efforcent de répondre aux demandes de chaque client.
L’intégration de l’ERP permet à une entreprise d’offrir un visage cohérent sur le marché, qu’elle utilise un logiciel de comptabilité, un logiciel de gestion des commandes ou de simples feuilles de calcul.
Toutes les applications sont prises en charge à partir d’une base de données unique
Les différents départements fonctionnent en silos, ce qui est l’un des principaux problèmes auxquels les entreprises sont confrontées (unités disjointes). Cela peut conduire à des situations délicates si les clients reçoivent des informations contradictoires de plusieurs départements.
Une base de données commune sous-tend toutes les applications d’un système ERP. Cela implique que le personnel de diverses unités peut s’appuyer sur la base de données pour ses tâches quotidiennes.
Fonctionnalité en temps réel
La fonctionnalité en temps réel garantit que toute activité commerciale peut obtenir instantanément les informations dont elle a besoin à l’ère de l’Internet des objets (IoT), où les appareils sont continuellement connectés à l’aide de technologies telles que l’Edge Computing. L’informatique périphérique désigne une méthode permettant de rapprocher le stockage et le traitement des données du point d’utilisation.
La caractéristique en temps réel de l’ERP permet aux dirigeants d’entreprise de détecter rapidement les problèmes et de les résoudre.
Les différents types de logiciels ERP
Les logiciels on-premise les logiciels en SaaS et les logiciels hybrides sont les trois types de systèmes ERP. Le type de système dont chaque entreprise a besoin est principalement déterminé par la taille de l’entreprise, les dispositifs informatiques disponibles et la capacité du système à répondre aux besoins de l’entreprise.
Examinons plus en détail chacune de ces trois catégories :
Systèmes ERP on-premise
Les logiciels ERP on-premise sont installés dans vos locaux, comme leur nom l’indique. Après l’installation, il est en grande partie géré par votre entreprise. Si vous souhaitez avoir un contrôle total sur la sécurité de votre système ERP, c’est la solution ERP qu’il vous faut. Cependant, pour adopter cette forme d’ERP, vous aurez besoin d’employés spécialisés en informatique sur place pour gérer la maintenance des applications et des serveurs.
Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation d’un logiciel ERP on-premise :
Il n’est pas nécessaire de faire appel à un tiers pour traiter vos informations sensibles.
Les modules ERP peuvent être adaptés aux besoins uniques de votre entreprise.
Il offre de nombreuses possibilités d’intégration avec d’autres systèmes.
Systèmes ERP en SaaS
Le logiciel en tant que service (SaaS) est un terme qui désigne un système ERP géré par un tiers. Grâce à une architecture flexible, vos employés peuvent sauvegarder et accéder aux données depuis n’importe quel appareil doté d’une connexion internet. La tarification est généralement déterminée par un abonnement mensuel.
Le principal inconvénient de ce type d’ERP est que vous devez confier certaines de vos données sensibles à un fournisseur d’ERP. Il présente toutefois quelques avantages. Vous n’avez pas besoin de dépenser beaucoup d’argent pour obtenir le système, par exemple. Avant de commencer à utiliser le système, vous n’aurez pas besoin d’équipement ou de compétences spécifiques.
Systèmes ERP hybride
Un système ERP à deux niveaux est ce que l’on appelle un système ERP hybride. Il vous permet d’intégrer des systèmes ERP basés sur le cloud et on-preminse dans votre entreprise. Si vous voulez le meilleur des deux mondes, c’est le système qu’il vous faut. Par exemple, vous n’êtes pas obligé de donner aux fournisseurs ERP un accès complet à vos données pour bénéficier de leur expertise.
Quel est le fonctionnement d’un ERP ?
Un système ERP réduit la quantité de ressources nécessaires pour gérer efficacement une entreprise tout en maintenant sa rentabilité et sa croissance.
Parce qu’il permet aux autres modules d’entreprise de votre société de fonctionner à partir d’une seule base de données, le système ERP diffère d’une application unique.
Le système permet de recueillir des données provenant de nombreux secteurs de l’entreprise. Il stocke l’information dans un endroit central où elle est accessible aux employés qui en ont besoin. Il élimine les cloisonnements qui sont le lot de nombreuses entreprises et garantit que ceux qui en ont besoin ont accès aux informations dont ils ont besoin.
Supposons que le système ERP de votre entreprise soit presque entièrement automatisé. En arrière-plan, l’ERP saisit vos données pour vous et les partage avec les autres départements qui en ont besoin.
Lorsqu’un ordre d’expédition pour le dernier article en stock est passé, les modules de gestion des stocks doivent enregistrer cette information et en informer les services concernés afin que les stocks puissent être approvisionnés. Le personnel de vente sera également averti afin qu’aucune promesse ne soit faite qui ne puisse être tenue.
